Основные правила выбора офисной техники.
Введение.
Обустройство любого офиса начинается с ремонта, завоза мебели и приобретения офисной техники. Если задуматься, - ремонт и мебель, - выполняют больше эстетическую роль, а офисная техника - обеспечивает стабильную работу вашего офиса. Поэтому необходимо с особой тщательностью подходить к выбору офисной техники. А для этого нужно в первую очередь представить, - какой вид и объем работ - вам необходимо выполнять.
Среди основных видов работ в офисе можно выделить: печать документов, сканирование документов, копирование документов, дооформление документов (ламинирование, сшивание и т.д.), уничтожение документов. Вот список основных видов работ, которые приходится выполнять в офисе на офисной технике.
Поэтому, так как вопрос выбора офисной техники, - становится, чуть ли не самым главным, хотелось бы поподробнее на нем остановиться.
Выбор техники для печати документов.
Самая главная задача в любом офисе - это печать документов. Печать тех или иных данных производится практически в каждом офисе с той или иной периодичностью. Поэтому к выбору устройства для печати необходимо подходить с особой тщательностью.
При выборе устройства для печати, необходимо ответить на следующие основополагающие вопросы:
1. Какой объем данных вам необходимо печатать?
Связано это с тем, что у многих принтеров в технической документации неспроста, указан объем печати в месяц. Например, если вы на домашнем принтере с месячным объемом в 1000 страниц, будете печатать по 5000 страниц, то рано или поздно он выйдет из строя, так как принтер, как любой механизм - изнашивается, и предназначен на определенный ресурс работы, а то, как вы его израсходуете, - зависит полностью только от вас. Поэтому, если не хотите, чтоб ремонт офисной техники стал вашей головной болью и отнимал рабочее время, а то и полностью парализовывал работу офиса, - необходимо четко рассчитать объем работы для своего печатающего устройства.
Почему я акцентирую ваше внимание именно на данном пункте, потому что домашние модели, зачастую в разы дешевле офисных вариантов и как бы подталкивают потенциальных покупателей на покупку зачастую не подходящего для офиса устройства.
2. Какая скорость печати документов вам необходима?
В той же технической документации указывается средняя скорость печати документов. Обычно, данный параметр сильно зависит от стоимости самого принтера, то есть он напрямую связан с его нагрузочной способностью. Отсюда, вытекает, что первый параметр имеет далеко не маловажное значение при выборе печатающего устройства.
3. Какой формат данных необходимо печатать?
От этого зависит ни сколько стоимость самого устройства, сколько вообще категория устройства. Если для печати формата A4 можно без лишних проблем выбрать офисный принтер, то для формата A3 - это уже будет более проблематично и можно задуматься о приобретении широкоформатного копировального аппарата.
4. Какой тип данных необходимо печатать?
Об этом надо задуматься практически в первую очередь, хоть и занял данный пункт у нас только четвертую позицию. Для печати таблиц, текста, - вполне хватит обычного принтера. А для печати сканированных изображений, - больше подойдет копирующее устройство. Для печати схем, чертежей, рисунков, - отличным выбором будет плоттер.
При этом надо понимать, что чем сложнее устройство вы выбираете, - тем меньше у него сервисных центров по гарантийному и послегарантийному обслуживанию. И если вы не хотите, чтоб ремонт плоттеров, - был не посильней задачей для вашего региона, - необходимо заранее договориться с достойной организацией на проведение текущих и внеплановых ремонтных работ.
5. Какой объем лотка для вас будет оптимальным?
Данный вопрос также должен стоять особняком. Особенно, когда к одному печатающему устройству подключено сеть персональных компьютеров, которые то и дело нагружают его работой. Если вы не хотите, чтоб ваши сотрудники тратили свое рабочее время на загрузку бумаги в лоток, - необходимо сразу минимизировать частоту ее необходимости. Например, если в ваше устройство можно положить всего 50 листов бумаги, - то это нормально, - если в сутки печатается не более 100 листов. Но если же в день печатается по 1000 листов, - это уже будет ужасный день для вашего сотрудника. Поэтому, оптимальным надо считать объем лотка 60-100% от ежедневного объема печати. Это позволит вашим сотрудникам заниматься непосредственно своим делом и по меньше общаться с "техникой на прямую". А мы ведь знаем, что не все специалисты офиса имеют "подход" к оргтехнике, поэтому, чем меньше они с ним работают напрямую, - тем меньше забот у обслуживающего персонала.
6. Какая ориентация бумаги в лотке вам необходима?
Современные печатающие устройства для офиса, зачастую имеют несколько лотков для бумаги, что позволяет загрузить в каждый лоток бумагу разной ориентации и разного формата, что также будет меньше отвлекать ваших сотрудников от непосредственной работы и продлит срок службы печатающего устройства. И, в конечном счете, приведет к тому, что ремонт офисной техники, - полностью замениться плановым обслуживанием. Согласитесь, - профилактика она всегда приятнее, чем ремонт неожиданно вышедшей из строя техники.
7. Стоимость печати.
При рассмотрении данного вопроса, необходимо понимать, что стоимость печати складывается из трех немаловажных пунктов:
- стоимости бумаги;
- стоимости чернил;
- балансировки печатающего устройства;
- расходы на электричество.
Стоимость бумаги и чернил, - полностью зависит от вашего выбора. На рынке представлено множество оригинальных расходных материалов, так и неоригинальных. Естественно, использование последних, удешевляет стоимость печати, но и у этого варианта, есть свои плюсы и минусы, о которых можно долго дискутировать.
Заключение.
Все вышесказанное можно смело отнести и к устройствам для сканирования, копирования документов, так как требования к ним зачастую аналогичные. Остается пожелать только удачного выбора, так как проблем с количеством не будет, - продажа оргтехники процветает практически в любом регионе нашей страны.
Статью подготовил FireAiD специально для Mega Obzor.
