В основном, для того, чтобы отправить заявку на бронирование гостиницы Санкт-Петербурга, звонят либо в сами отели, либо в туристскую фирму, занимающуюся внутренним туризмом. Часто для этого используется Интернет или Желтые Страницы. С помощью Интернета люди могут посетить официальные сайты гостиниц или агентств, на которых представлена полная информация: от описания отеля и номеров, цены, фотографии и контакты. Найдя контактную информацию, человек звонит на ресепшн требуемой гостиницы Питера, например, и получают всю необходимую информацию о заезде: наличие свободных мест на указанные даты, время заезда, стоимость проживания и т.д. В случае, если клиент обращается в агентство, оператор фирмы после поиска необходимых номеров перезванивает клиенту и предлагает те или иные варианты.
Для оптимизации данной процедуры гостиницы СПб различных категорий используют современные программные продукты, позволяющие как вести внутренний учет данного хозяйствующего субъекта, так и обеспечивать on-line бронирование. На практике это происходит следующим образом: клиент посещает сайт отеля и, после того как ознакамливается с описаниями, ценами и фотографиями предоставляемых номеров, делает запрос на наличие свободных номеров на интересующие его даты; из базы данных формируется результат, который показывает клиенту количество и типы свободных номеров на заданный промежуток; если заказчика все устраивает, то он по установленным формам заполняет заявку на бронирование, в которой указывает фамилии гостей, контактную информацию (телефон и/или e-mail), а также в свободном поле дополнения к заезду (например, требуется дополнительное место) и с помощью кредитной карты оплачивает проживание; данная заявка становится доступной для сотрудников службы бронирования отеля, которые ее подтверждают, и тем самым в программе все сотрудники могут увидеть, что данный номер на определенные клиентом даты зарезервирован. Подобные ПО облегчают сотрудникам их работу и позволяют: контролировать процесс бронирования и заселения, оплаты клиентом предоставленных услуг (в случае, если за определенный срок до заезда клиент не оплачивает проживание, то бронь снимается).
В столице практика резервирования номеров гостиниц Москвы ни чем не отличается. В большей своей части люди также звонят, поскольку предпочитают живое общение, а также для того, чтобы убедиться, в случае туристских агентств, в реальном их существовании. Другой причиной можно назвать тот факт, что большинство не считает себя уверенными пользователями ПК и Интернет, чтобы отправить заявку либо по почте, либо по представленным на сайтах формам, а также не готовы пользоваться своими кредитными картами дл* оплаты услуг* через подобные электронные системы. Только 30% клиентов могут отправить заявку на бронирование гостиницы через установленные формы. Получив такие заявки, менеджеры также оперативно дают ответ: подтверждают их или предлагают альтернативные варианты, в случае отсутствия в той или иной гостинице мест на требуемые даты.