Внедряем систему электронного документооборота

2010-02-16, Автор - Ленар Хайруллин; [3994]
Вы думаете внедрить систему электронного документооборота дорого и сложно? И я так думал раньше. Наша организация не очень большая, человек 100. И особенно про необходимость внедрения системы документооборота ни кто и не вспоминал. Вроде и всё так хорошо. Документы как-то, кем-то создаются, куда-то, кому передаются. Ну, теряются, ну, не исполняются в срок. Так это с кем не бывает!? Руководство считало, что затраты на внедрение системы документооборота куда выше, чем просто требовать от подчинённых навести порядок в бумагах. Да и самим внедрить систему документооборота практически нереально, тут и накопившийся бардак, и человеческий фактор и текучка.

Работал я тогда в должности системного администратора. А наш шеф - генеральный директор, прижимистый, впрочем, как и большинство начальников, решил привязать выплату премии к фактическим результатам. Много жалоб было на меня от пользователей, что, мол, админ ничего не делает. И встала передо мною задача, каким-то образом учитывать результаты моей работы. Иначе премии мне не видать. Понял я что нужно автоматизировать работу с заявками пользователей по обслуживанию. Нужно вести учёт, что исполнено, когда и с каким качеством. Чтобы в конце месяца выдать отчёт шефу и я «в шоколаде»!

А тут ещё шеф решил учитывать рабочее время. Дисциплинка-то хромает, кто когда на работу приходит, кто сколько времени отрабатывает – интересно стало ему. Вот он мне задачку и подбросил. Но покупать дорогостоящие контрольно-пропускные комплексы он наотрез отказался.

Надо было что-то придумывать. И решил я, что настало время внедрять систему документооборота. Однозначно придётся внедрять самому. Но что внедрять, на какой системе документооборота остановиться? Покопавшись в Интернете, нашёл я интересную программку, называется ESCOM.BPM.Это и система документооборота и система управления бизнес-процессами. Что меня в ней привлекло? Во-первых, цена. В базовой версии система документооборота предлагается бесплатно. Правда, только на 20 рабочих мест, но лицензии-то конкурентные! Для моих задач на первое время должно хватить.

Во-вторых, в системе документооборота ESCOM.BPM есть встроенный модуль учёта рабочего времени. Пользователи со своих компьютеров могут входить в систему документооборота и отмечать приход и уход, а система будет считать отработанное время. Также в системе документооборота ведутся корпоративный календарь и персональные календари сотрудников. Теперь шеф сможет дать своей секретарше задачу отмечать больничные, отпуска и командировки всех сотрудников.

В-третьих, в системе документооборота ESCOM.BPM есть готовый процесс для автоматизации работы с заявками пользователей. Это как раз то, что мне нужно!

В-четвёртых, что мне понравилось в системе документооборота ESCOM.BPM, это то, что я сам с помощью встроенных в систему средств визуальной разработки смогу автоматизировать некоторые процессы нашей организации. Например, процесс заказов пропусков или заявок на доставку чего-то там курьером. И получу, может быть и не медаль на грудь, но может хоть благодарность? Смогу ли я сам справиться с настройкой? Думаю да. PHP – язык, на котором пишутся скрипты я знаю, я же ещё и сайт фирмы сделал! А вы думаете, почему меня шеф ещё до сих пор не выгнал? А кто сайт будет поддерживать? То-то. Ну и с визуальной разработкой я немного знаком, на visual basic что-то когда-то писал. Разберусь. Справка есть, есть готовые примеры процессов, в конце концов, есть форум разработчиков.

бухгалтерия

Из преимуществ системы документооборота ESCOM.BPM я ещё выделил то, что у системы привычный для пользователей интерфейс, как в MS Outlook, а эта программа у всех на компах стоит, так что народ должен принять систему спокойно. А ещё, поскольку система документооборота может работать через Интернет, то я смогу смотреть свои заявки из дома!

Скачал я дистрибутив системы документооборота ESCOM.BPM и тут понял, что оказывается, что система документооборота хранит данные в базе данных! Нужен сервер SQL. Ставить не лицензионный софт мне как-то не хотелось и тогда нашлось решение, установить express версию MS SQL Server. Возможностей этой СУБД будет предостаточно. Так я и сделал. Установил SQL сервер и систему документооборота на сервер. Кстати ставится всё очень просто, во всех окнах программы установки нужно нажимать «Ок» и всё. Для неудачников есть инструкция по установке.

Сделал я это всё в выходные, а в понедельник утром после планёрки я доложил шефу, что система документооборота готова и можно в ней вести учёт рабочего времени. Шеф сразу обрадовался, наконец-то он сможет народ штрафовать за прогулы и сразу издал приказ о том, что все должны отмечать свой приход/уход в системе. Я попросил шефа дать команду, чтобы все обращения по технической поддержки сотрудники создавали в системе документооборота. Он к моему удивлению, согласился без колебаний.

С этого и началось внедрение системы документооборота ESCOM.BPM в нашей организации. Сначала народ потихоньку начал мухлевать – кто первый придёт, тот за всех в отделе ставит отметки о приходе. Но шеф быстро про это пронюхал и оштрафовал одного добровольца, а заодно и весь отдел. Заявки мне стали приходить по системе, так как я отказывал всем кто этого не делал, ссылаясь на приказ шефа, и в конце месяца у меня был уже первый отчёт о моей работе. Премию я получил гораздо позднее, после того, как система документооборота у нас стала широко применяться. Так сказать, поощрили мою инициативу.

Секретарше понравилось, то, как у меня устроена работа с заявками и она через шефа пробила, чтобы все документы, которые идут к ней на регистрацию заводились сотрудниками в систему документооборота самостоятельно. Это ей значительно облегчило работу. Но пришлось докупить лицензии. Как она убедила в этом шефа – загадка.

Сотрудникам понравилось то, что в системе документооборота ESCOM.BPM есть система обмена сообщениями, а поскольку icq у нас запрещена, то они стали обмениваться мгновенными сообщениями в системе документооборота.

Почувствовав интерес к системе ESCOM.BPM шеф стал давать задания сотрудникам через систему документооборота. А со временем мы стали использовать в системе документооборота функции контроля исполнения документов. Всё это позволило значительно повысить исполнительскую дисциплину. Система документооборота автоматически напоминает сотрудникам о сроках исполнения и отображает просроченные задания и документы, позволяя исполнителям своевременно отмечать исполнение поручений.

В системе документооборота ESCOM.BPM есть отчёт по исполнительской дисциплине. Шеф оценил по достоинству этот отчёт за его возможность вычисления коэффициента исполнительской дисциплины по каждому сотруднику. Теперь при начислении премии он сначала формирует в системе документооборота этот отчёт и после этого определяет размер премии.

Дошло дело и до электронного согласования. Правда, тут были затруднения, поскольку все привыкли ставить подписи на бумагу, а покупать ЭЦП для удостоверения подписей шеф отказался. Поэтому в системе документооборота мы проводим предварительное согласование договоров, потом распечатываем его и все ставят на него свои визы на бумаге.

С помощью техподдержки ESCOM.BPM я смог в системе документооборота создать не только процесс заказа пропусков, но и совместно с нашим финансовым директором запустить процесс подачи бюджетных заявок. Так что я теперь спец и увольнение мне не грозит! Мало того, поскольку мы стали оперативнее выполнять заказы наших клиентов, то дела нашего шефа пошли в гору, и фирма стала расти. А мне в помощь принят новый сотрудник, и я теперь начальник отдела! И всё это благодаря внедрению системы документооборота ESCOM.BPM

А вы говорите, что внедрить систему документооборота сложно! На самом деле, хорошая система документооборота сама себя внедряет. Было бы желание и руки должны расти от туда, откуда надо.

Да, о системе документооборота ESCOM.BPM можнопрочитать на сайтеwww.escom-bpm.com


Комментарии:
Последние комментарии на сайте:
Поделиться в социальных сетях:


Обзор HOB. Очень атмосферная игрушка...
Обзор HOB. Очень атмосферная игрушкаИгра Hob это что-то, что сложно описать словами и вам скорее нужно попробовать ее самостоятельно, дабы оц...
Предварительный обзор Google Pixel 2. Не...
Предварительный обзор Google Pixel 2. НеБуквально пару дней назад состоялся официальный анонс мобильного телефона Google Pixel 2 и его старшей ве...
Обзор Total War: WARHAMMER II. Хорошо, к...
Обзор Total War: WARHAMMER II. Хорошо, кХорошая, правильная механика боя в Total War была продумана и доделана уже достаточно давно, так что кажд...
Предварительный обзор Patriot Viper V570...
Предварительный обзор Patriot Viper V570Пользователи привыкли, что мышки хорошие выпускают только именитые бренды вроде ASUS или Razer и относятс...
Обзор Яндекс.Метро. Удобно и быстро...
Обзор Яндекс.Метро. Удобно и быстроДанный обзор будет интересен в первую очередь жителям Москвы, так как рассказывать о приложении я буду им...
Предварительный обзор Sharkoon Skiller M...
Предварительный обзор Sharkoon Skiller MМы уже писали о клавиатуре Sharkoon, которая вышла некоторое время назад, и она нам очень понравилась - р...
Обзор Asana Rebel. Спорт на дому...
Обзор Asana Rebel. Спорт на домуСпорт это достаточно важная составляющая жизни большинства людей, однако, стоит отметить, далеко не кажды...
Бета-Версия Opera научилась делать селфи...
Бета-Версия Opera научилась делать селфи5 Октября в Москве состоялась презентация Opera Software, на которой была показана свежая версия браузер...
Предварительный обзор Huawei Honor Holly...
Предварительный обзор Huawei Honor HollyВ последнее время пользователи могли наблюдать прямо наплыв смартфонов топового или среднего класса - пра...
Предварительный обзор ViewSonic VP3268-4...
Предварительный обзор ViewSonic VP3268-4Несмотря на всеобщее мнение, анонсированный монитор ViewSonic VP3268-4K не относится к игровым или домашн...
Предварительный обзор Vivo X20. Сенсор л...
Предварительный обзор Vivo X20. Сенсор лНи для кого не секрет, что после выхода iPhone X в свет, точнее его анонса, ведь в релиз он еще не поступ...
Обзор Афиша. Заказываем билеты в кино из...
Обзор Афиша. Заказываем билеты в кино изВ последнее время все больше сервисов стали более продуманными и тратить время на то, чтобы бронировать т...
МегаОбзор
МегаОбзор
MegaObzor в социальных сетях:
Яндекс.Метрика
2006-2017 © MegaObzor