Внедряем систему электронного документооборота - Mega Obzor

Внедряем систему электронного документооборота

2010-02-16, Автор - Ленар Хайруллин; [4343]
Вы думаете внедрить систему электронного документооборота дорого и сложно? И я так думал раньше. Наша организация не очень большая, человек 100. И особенно про необходимость внедрения системы документооборота ни кто и не вспоминал. Вроде и всё так хорошо. Документы как-то, кем-то создаются, куда-то, кому передаются. Ну, теряются, ну, не исполняются в срок. Так это с кем не бывает!? Руководство считало, что затраты на внедрение системы документооборота куда выше, чем просто требовать от подчинённых навести порядок в бумагах. Да и самим внедрить систему документооборота практически нереально, тут и накопившийся бардак, и человеческий фактор и текучка.

Работал я тогда в должности системного администратора. А наш шеф - генеральный директор, прижимистый, впрочем, как и большинство начальников, решил привязать выплату премии к фактическим результатам. Много жалоб было на меня от пользователей, что, мол, админ ничего не делает. И встала передо мною задача, каким-то образом учитывать результаты моей работы. Иначе премии мне не видать. Понял я что нужно автоматизировать работу с заявками пользователей по обслуживанию. Нужно вести учёт, что исполнено, когда и с каким качеством. Чтобы в конце месяца выдать отчёт шефу и я «в шоколаде»!

А тут ещё шеф решил учитывать рабочее время. Дисциплинка-то хромает, кто когда на работу приходит, кто сколько времени отрабатывает – интересно стало ему. Вот он мне задачку и подбросил. Но покупать дорогостоящие контрольно-пропускные комплексы он наотрез отказался.

Надо было что-то придумывать. И решил я, что настало время внедрять систему документооборота. Однозначно придётся внедрять самому. Но что внедрять, на какой системе документооборота остановиться? Покопавшись в Интернете, нашёл я интересную программку, называется ESCOM.BPM.Это и система документооборота и система управления бизнес-процессами. Что меня в ней привлекло? Во-первых, цена. В базовой версии система документооборота предлагается бесплатно. Правда, только на 20 рабочих мест, но лицензии-то конкурентные! Для моих задач на первое время должно хватить.

Во-вторых, в системе документооборота ESCOM.BPM есть встроенный модуль учёта рабочего времени. Пользователи со своих компьютеров могут входить в систему документооборота и отмечать приход и уход, а система будет считать отработанное время. Также в системе документооборота ведутся корпоративный календарь и персональные календари сотрудников. Теперь шеф сможет дать своей секретарше задачу отмечать больничные, отпуска и командировки всех сотрудников.

В-третьих, в системе документооборота ESCOM.BPM есть готовый процесс для автоматизации работы с заявками пользователей. Это как раз то, что мне нужно!

В-четвёртых, что мне понравилось в системе документооборота ESCOM.BPM, это то, что я сам с помощью встроенных в систему средств визуальной разработки смогу автоматизировать некоторые процессы нашей организации. Например, процесс заказов пропусков или заявок на доставку чего-то там курьером. И получу, может быть и не медаль на грудь, но может хоть благодарность? Смогу ли я сам справиться с настройкой? Думаю да. PHP – язык, на котором пишутся скрипты я знаю, я же ещё и сайт фирмы сделал! А вы думаете, почему меня шеф ещё до сих пор не выгнал? А кто сайт будет поддерживать? То-то. Ну и с визуальной разработкой я немного знаком, на visual basic что-то когда-то писал. Разберусь. Справка есть, есть готовые примеры процессов, в конце концов, есть форум разработчиков.

бухгалтерия

Из преимуществ системы документооборота ESCOM.BPM я ещё выделил то, что у системы привычный для пользователей интерфейс, как в MS Outlook, а эта программа у всех на компах стоит, так что народ должен принять систему спокойно. А ещё, поскольку система документооборота может работать через Интернет, то я смогу смотреть свои заявки из дома!

Скачал я дистрибутив системы документооборота ESCOM.BPM и тут понял, что оказывается, что система документооборота хранит данные в базе данных! Нужен сервер SQL. Ставить не лицензионный софт мне как-то не хотелось и тогда нашлось решение, установить express версию MS SQL Server. Возможностей этой СУБД будет предостаточно. Так я и сделал. Установил SQL сервер и систему документооборота на сервер. Кстати ставится всё очень просто, во всех окнах программы установки нужно нажимать «Ок» и всё. Для неудачников есть инструкция по установке.

Сделал я это всё в выходные, а в понедельник утром после планёрки я доложил шефу, что система документооборота готова и можно в ней вести учёт рабочего времени. Шеф сразу обрадовался, наконец-то он сможет народ штрафовать за прогулы и сразу издал приказ о том, что все должны отмечать свой приход/уход в системе. Я попросил шефа дать команду, чтобы все обращения по технической поддержки сотрудники создавали в системе документооборота. Он к моему удивлению, согласился без колебаний.

С этого и началось внедрение системы документооборота ESCOM.BPM в нашей организации. Сначала народ потихоньку начал мухлевать – кто первый придёт, тот за всех в отделе ставит отметки о приходе. Но шеф быстро про это пронюхал и оштрафовал одного добровольца, а заодно и весь отдел. Заявки мне стали приходить по системе, так как я отказывал всем кто этого не делал, ссылаясь на приказ шефа, и в конце месяца у меня был уже первый отчёт о моей работе. Премию я получил гораздо позднее, после того, как система документооборота у нас стала широко применяться. Так сказать, поощрили мою инициативу.

Секретарше понравилось, то, как у меня устроена работа с заявками и она через шефа пробила, чтобы все документы, которые идут к ней на регистрацию заводились сотрудниками в систему документооборота самостоятельно. Это ей значительно облегчило работу. Но пришлось докупить лицензии. Как она убедила в этом шефа – загадка.

Сотрудникам понравилось то, что в системе документооборота ESCOM.BPM есть система обмена сообщениями, а поскольку icq у нас запрещена, то они стали обмениваться мгновенными сообщениями в системе документооборота.

Почувствовав интерес к системе ESCOM.BPM шеф стал давать задания сотрудникам через систему документооборота. А со временем мы стали использовать в системе документооборота функции контроля исполнения документов. Всё это позволило значительно повысить исполнительскую дисциплину. Система документооборота автоматически напоминает сотрудникам о сроках исполнения и отображает просроченные задания и документы, позволяя исполнителям своевременно отмечать исполнение поручений.

В системе документооборота ESCOM.BPM есть отчёт по исполнительской дисциплине. Шеф оценил по достоинству этот отчёт за его возможность вычисления коэффициента исполнительской дисциплины по каждому сотруднику. Теперь при начислении премии он сначала формирует в системе документооборота этот отчёт и после этого определяет размер премии.

Дошло дело и до электронного согласования. Правда, тут были затруднения, поскольку все привыкли ставить подписи на бумагу, а покупать ЭЦП для удостоверения подписей шеф отказался. Поэтому в системе документооборота мы проводим предварительное согласование договоров, потом распечатываем его и все ставят на него свои визы на бумаге.

С помощью техподдержки ESCOM.BPM я смог в системе документооборота создать не только процесс заказа пропусков, но и совместно с нашим финансовым директором запустить процесс подачи бюджетных заявок. Так что я теперь спец и увольнение мне не грозит! Мало того, поскольку мы стали оперативнее выполнять заказы наших клиентов, то дела нашего шефа пошли в гору, и фирма стала расти. А мне в помощь принят новый сотрудник, и я теперь начальник отдела! И всё это благодаря внедрению системы документооборота ESCOM.BPM

А вы говорите, что внедрить систему документооборота сложно! На самом деле, хорошая система документооборота сама себя внедряет. Было бы желание и руки должны расти от туда, откуда надо.

Да, о системе документооборота ESCOM.BPM можнопрочитать на сайтеwww.escom-bpm.com


Комментарии:
Razer выпускает Razer Mamba Elite с опти...
Razer выпускает Razer Mamba Elite с оптиИгровая мышь Razer Mamba Elite является последним дополнением к линии Mamba и является преемником турнирн...
MSI выпускает изогнутые мониторы Optix M...
MSI выпускает изогнутые мониторы Optix MOptix MAG271C и MAG241C имеет частоту обновления 144hz, изогнутую VA матрицу и супер-быстрое время отклик...
Фотографии Gigabyte, Palit & MSI GeForce...
Фотографии Gigabyte, Palit & MSI GeForceПоявилось множество фотографий и данных о новых видеокартах которые будут выпущены уже совсем скоро, особ...
Фотографии и некоторые данные о EVGA и Z...
Фотографии и некоторые данные о EVGA и ZЗа последнюю неделю множество производителей опубликовали данные о новых видеокартах NVIDIA. Теперь этот ...
Обзор REDRAGON GAINER. Доступная игровая...
Обзор REDRAGON GAINER. Доступная игроваяСовременные игровые компьютерные мышки стали действительно чем-то новым. Это уже не те дешевые устройства...
Ваш ноутбук требуется в надежной сумке ...
Ваш ноутбук требуется в надежной сумке Если раньше огромной популярностью пользовались компьютеры, которые занимают много места и их необходимо ...
Новые PCB фотографии GeForce RTX 2080...
Новые PCB фотографии GeForce RTX 2080Трудно подтвердить данную информацию, которые происходили в отношении новой серии NVIDIA GeForce RTX 2080...
Gigabyte выпускает Mini ITX материнскую ...
Gigabyte выпускает Mini ITX материнскую Компания Gigabyte скоро выпустит материнскую плату B450i AORUS PRO WIFI которая имеет форм фактор mini-IT...
Поделиться в социальных сетях:


Предварительный обзор Logitech Powered. ...
Предварительный обзор Logitech Powered. Компания Apple на своей презентации в октябре прошлого года рассказала про свою беспроводную зарядку, кот...
Обзор Hollywhoot. Снимаем свои фильмы...
Обзор Hollywhoot. Снимаем свои фильмыБольшинство современных мобильных игр создают без идеи и реализуют весьма плохо. Это не новость, ведь раз...
ТОП-10 лучших игр для Android 2018 года...
ТОП-10 лучших игр для Android 2018 годаВ последние годы мобильные игры развиваются семимильными шагами. Производители смартфонов улучшают свои м...
Предварительный обзор Cooler Master Mast...
Предварительный обзор Cooler Master MastЕсли вы следите за рынком компьютерного железа, то точно заметили популярность стеклянных вставок в корпу...
Обзор Crush Them All. Неплохой кликер...
Обзор Crush Them All. Неплохой кликерМы постоянно говорим про то, что разработчики мобильных игр делают исключительно простенькие проекты, где...
Обзор Run Around. Что-то необычное...
Обзор Run Around. Что-то необычноеВ большинстве случаев казуальные игры выглядят достаточно скучно и однообразно, так как разработчики прос...
Предварительный обзор LG Q8 (2018). Недо...
Предварительный обзор LG Q8 (2018). НедоВ последнее время можно заметить большую популярность смартфонов среднего класса от популярных производит...
Предварительный обзор Samsung Galaxy Not...
Предварительный обзор Samsung Galaxy NotДо анонса было понятно, что корейская компания Samsung не планирует революцию на мобильном рынке, скорее ...
Предварительный обзор HyperX Pulsefire F...
Предварительный обзор HyperX Pulsefire FКомпания HyperX весьма успешно зашла на рынок игровой периферии — все мы помним легендарные Cloud II, кот...
Обзор PUSS!. Котики и всё такое...
Обзор PUSS!. Котики и всё такоеПрактически всегда инди-разработчики выпускают какие-то скучные проекты, которые не стоят внимания пользо...
Предварительный обзор ASUS Designo MZ27A...
Предварительный обзор ASUS Designo MZ27AСтоит отметить, что далеко не всем пользователям нужны крутые мониторы с невероятной графикой. Большинств...
Обзор mapstr. Отмечаем любимые бары...
Обзор mapstr. Отмечаем любимые барыВажно всегда иметь при себе карты на смартфоне, так как жизнь штука интересная и иногда забрасывает в так...

МегаОбзорМегаОбзор
ЭЛ № ФС 77 - 68301. Выдано РоскомнадзоромМегаОбзор
MegaObzor в социальных сетях:
Яндекс.Метрика
2006-2018 © MegaObzor