Внедряем систему электронного документооборота

2010-02-16, Автор - Ленар Хайруллин; [4402]
Вы думаете внедрить систему электронного документооборота дорого и сложно? И я так думал раньше. Наша организация не очень большая, человек 100. И особенно про необходимость внедрения системы документооборота ни кто и не вспоминал. Вроде и всё так хорошо. Документы как-то, кем-то создаются, куда-то, кому передаются. Ну, теряются, ну, не исполняются в срок. Так это с кем не бывает!? Руководство считало, что затраты на внедрение системы документооборота куда выше, чем просто требовать от подчинённых навести порядок в бумагах. Да и самим внедрить систему документооборота практически нереально, тут и накопившийся бардак, и человеческий фактор и текучка.

Работал я тогда в должности системного администратора. А наш шеф - генеральный директор, прижимистый, впрочем, как и большинство начальников, решил привязать выплату премии к фактическим результатам. Много жалоб было на меня от пользователей, что, мол, админ ничего не делает. И встала передо мною задача, каким-то образом учитывать результаты моей работы. Иначе премии мне не видать. Понял я что нужно автоматизировать работу с заявками пользователей по обслуживанию. Нужно вести учёт, что исполнено, когда и с каким качеством. Чтобы в конце месяца выдать отчёт шефу и я «в шоколаде»!

А тут ещё шеф решил учитывать рабочее время. Дисциплинка-то хромает, кто когда на работу приходит, кто сколько времени отрабатывает – интересно стало ему. Вот он мне задачку и подбросил. Но покупать дорогостоящие контрольно-пропускные комплексы он наотрез отказался.

Надо было что-то придумывать. И решил я, что настало время внедрять систему документооборота. Однозначно придётся внедрять самому. Но что внедрять, на какой системе документооборота остановиться? Покопавшись в Интернете, нашёл я интересную программку, называется ESCOM.BPM.Это и система документооборота и система управления бизнес-процессами. Что меня в ней привлекло? Во-первых, цена. В базовой версии система документооборота предлагается бесплатно. Правда, только на 20 рабочих мест, но лицензии-то конкурентные! Для моих задач на первое время должно хватить.

Во-вторых, в системе документооборота ESCOM.BPM есть встроенный модуль учёта рабочего времени. Пользователи со своих компьютеров могут входить в систему документооборота и отмечать приход и уход, а система будет считать отработанное время. Также в системе документооборота ведутся корпоративный календарь и персональные календари сотрудников. Теперь шеф сможет дать своей секретарше задачу отмечать больничные, отпуска и командировки всех сотрудников.

В-третьих, в системе документооборота ESCOM.BPM есть готовый процесс для автоматизации работы с заявками пользователей. Это как раз то, что мне нужно!

В-четвёртых, что мне понравилось в системе документооборота ESCOM.BPM, это то, что я сам с помощью встроенных в систему средств визуальной разработки смогу автоматизировать некоторые процессы нашей организации. Например, процесс заказов пропусков или заявок на доставку чего-то там курьером. И получу, может быть и не медаль на грудь, но может хоть благодарность? Смогу ли я сам справиться с настройкой? Думаю да. PHP – язык, на котором пишутся скрипты я знаю, я же ещё и сайт фирмы сделал! А вы думаете, почему меня шеф ещё до сих пор не выгнал? А кто сайт будет поддерживать? То-то. Ну и с визуальной разработкой я немного знаком, на visual basic что-то когда-то писал. Разберусь. Справка есть, есть готовые примеры процессов, в конце концов, есть форум разработчиков.

бухгалтерия

Из преимуществ системы документооборота ESCOM.BPM я ещё выделил то, что у системы привычный для пользователей интерфейс, как в MS Outlook, а эта программа у всех на компах стоит, так что народ должен принять систему спокойно. А ещё, поскольку система документооборота может работать через Интернет, то я смогу смотреть свои заявки из дома!

Скачал я дистрибутив системы документооборота ESCOM.BPM и тут понял, что оказывается, что система документооборота хранит данные в базе данных! Нужен сервер SQL. Ставить не лицензионный софт мне как-то не хотелось и тогда нашлось решение, установить express версию MS SQL Server. Возможностей этой СУБД будет предостаточно. Так я и сделал. Установил SQL сервер и систему документооборота на сервер. Кстати ставится всё очень просто, во всех окнах программы установки нужно нажимать «Ок» и всё. Для неудачников есть инструкция по установке.

Сделал я это всё в выходные, а в понедельник утром после планёрки я доложил шефу, что система документооборота готова и можно в ней вести учёт рабочего времени. Шеф сразу обрадовался, наконец-то он сможет народ штрафовать за прогулы и сразу издал приказ о том, что все должны отмечать свой приход/уход в системе. Я попросил шефа дать команду, чтобы все обращения по технической поддержки сотрудники создавали в системе документооборота. Он к моему удивлению, согласился без колебаний.

С этого и началось внедрение системы документооборота ESCOM.BPM в нашей организации. Сначала народ потихоньку начал мухлевать – кто первый придёт, тот за всех в отделе ставит отметки о приходе. Но шеф быстро про это пронюхал и оштрафовал одного добровольца, а заодно и весь отдел. Заявки мне стали приходить по системе, так как я отказывал всем кто этого не делал, ссылаясь на приказ шефа, и в конце месяца у меня был уже первый отчёт о моей работе. Премию я получил гораздо позднее, после того, как система документооборота у нас стала широко применяться. Так сказать, поощрили мою инициативу.

Секретарше понравилось, то, как у меня устроена работа с заявками и она через шефа пробила, чтобы все документы, которые идут к ней на регистрацию заводились сотрудниками в систему документооборота самостоятельно. Это ей значительно облегчило работу. Но пришлось докупить лицензии. Как она убедила в этом шефа – загадка.

Сотрудникам понравилось то, что в системе документооборота ESCOM.BPM есть система обмена сообщениями, а поскольку icq у нас запрещена, то они стали обмениваться мгновенными сообщениями в системе документооборота.

Почувствовав интерес к системе ESCOM.BPM шеф стал давать задания сотрудникам через систему документооборота. А со временем мы стали использовать в системе документооборота функции контроля исполнения документов. Всё это позволило значительно повысить исполнительскую дисциплину. Система документооборота автоматически напоминает сотрудникам о сроках исполнения и отображает просроченные задания и документы, позволяя исполнителям своевременно отмечать исполнение поручений.

В системе документооборота ESCOM.BPM есть отчёт по исполнительской дисциплине. Шеф оценил по достоинству этот отчёт за его возможность вычисления коэффициента исполнительской дисциплины по каждому сотруднику. Теперь при начислении премии он сначала формирует в системе документооборота этот отчёт и после этого определяет размер премии.

Дошло дело и до электронного согласования. Правда, тут были затруднения, поскольку все привыкли ставить подписи на бумагу, а покупать ЭЦП для удостоверения подписей шеф отказался. Поэтому в системе документооборота мы проводим предварительное согласование договоров, потом распечатываем его и все ставят на него свои визы на бумаге.

С помощью техподдержки ESCOM.BPM я смог в системе документооборота создать не только процесс заказа пропусков, но и совместно с нашим финансовым директором запустить процесс подачи бюджетных заявок. Так что я теперь спец и увольнение мне не грозит! Мало того, поскольку мы стали оперативнее выполнять заказы наших клиентов, то дела нашего шефа пошли в гору, и фирма стала расти. А мне в помощь принят новый сотрудник, и я теперь начальник отдела! И всё это благодаря внедрению системы документооборота ESCOM.BPM

А вы говорите, что внедрить систему документооборота сложно! На самом деле, хорошая система документооборота сама себя внедряет. Было бы желание и руки должны расти от туда, откуда надо.

Да, о системе документооборота ESCOM.BPM можнопрочитать на сайтеwww.escom-bpm.com


Комментарии:
Игромир и Comic Con 2018 собрали 170 000...
Игромир и Comic Con 2018 собрали 170 000На днях завершилось главное событие для всех геймеров, любителей фантастики и гик-молодежи нашей страны –...
Обзор Keenetic Extra (KN-1710). Двухдиап...
Обзор Keenetic Extra (KN-1710). ДвухдиапРанее мы уже проводили детальное тестирование Keenetic Air (KN-1610) и Keenetic City (KN-1510), двухдиапа...
Магия с помощью Harry Potter Kano Coding...
Магия с помощью Harry Potter Kano CodingКомпания Kano специально для поклонников фильмов о Гарри Поттере создала Harry Potter Kano Coding Kit (Ко...
Известны аксессуары для Asus ROG...
Известны аксессуары для Asus ROGAsus ROG телефон имеет два порта USB-C - дополнительный один для аксессуаров, и их достаточно много такие...
Обзор Kingston SDCR/64GB. Карта памяти д...
Обзор Kingston SDCR/64GB. Карта памяти дНе так давно мы проводили тестирование новой карты памяти Kingston ...
Представлена СВО Deepcool Gammaxx L240...
Представлена СВО Deepcool Gammaxx L240Deepcool представляет новую систему водяного охлаждения для процессоров, Gammaxx L240, которая взяла всё ...
В России стартовал предзаказ на игровой ...
В России стартовал предзаказ на игровой Сегодня в России состоялся старт предзаказа на смартфон ROG Phone. Смартфон получил один из самых произв...
OnePlus 6T стоит 600 долларов...
OnePlus 6T стоит 600 долларовВ интернете появилась информация о стоимости смартфона OnePlus 6T. Если верить инсайдерам, новый флагман ...
Поделиться в социальных сетях:


Предварительный обзор Huawei Enjoy 9 Plu...
Предварительный обзор Huawei Enjoy 9 PluБуквально лет пять назад все говорили о том, что диагональ дисплея в 3,5 дюйма является наиболее оптималь...
Обзор Bomber. Зарабатываем на ракетах...
Обзор Bomber. Зарабатываем на ракетахБольшая часть современных казуальных игр кажутся скучными и не очень интересными по целому ряду причин. Г...
Обзор ноутбуков ASUS TUF Gaming FX505, A...
Обзор ноутбуков ASUS TUF Gaming FX505, AПока вся играющая молодежь столицы с упоением тестировала новые игры на «Игромире-2018», за кулисами само...
Предварительный обзор Cooler Master Cont...
Предварительный обзор Cooler Master ContКомпания Cooler Master запустила на просторах Kickstarter совершенно невероятный проект под названием Coo...
Обзор The Swindle. Отличная игра про сти...
Обзор The Swindle. Отличная игра про стиВ последнее время, и я не перестану это повторять, разработчики инди-проектов делают намного более интере...
Предварительный обзор Creative Sound Bla...
Предварительный обзор Creative Sound BlaДлительное время разработчики игровой периферии активно избегали консоли. Рынок был не очень развит, да и...
Обзор Bouncemaster. Шикарная игра...
Обзор Bouncemaster. Шикарная играНа  современном рынке казуальных игр есть большая проблема с отсутствием новых ярких идей. Большая часть ...
Предварительный обзор Thermaltake View 3...
Предварительный обзор Thermaltake View 3Компьютерные корпусы давно перестали быть чем-то обычным. Сейчас пользователи покупают настоящие произвед...
Предварительный обзор SteelSeries Rival ...
Предварительный обзор SteelSeries Rival Рынок игровой периферии давно перестал быть чем-то простеньким и недорогим. Геймеры хотят получить от пер...
Honor представила премиальный смартфон H...
Honor представила премиальный смартфон H10 октября в Москве прошла презентация смартфона Honor 8X. Модель позиционирует себя, как премиальный сма...
Предварительный обзор Alienware m15. Шик...
Предварительный обзор Alienware m15. ШикВ последнее время игровых ноутбуков стало все меньше — то производители прямо каждый день выпускали новые...
Обзор Battlerite Royale. Королевская бит...
Обзор Battlerite Royale. Королевская битКоролевские битвы пользуются бешеной популярностью среди геймеров — каждый хочет получить удовольствие от...

МегаОбзорМегаОбзор
ЭЛ № ФС 77 - 68301. Выдано РоскомнадзоромМегаОбзор
MegaObzor в социальных сетях:
Яндекс.Метрика
2006-2018 © MegaObzor